Erp là gì? Nó có vai trò như thế nào trong quản lý doanh nghiệp. Phần lớn các tập đoàn doanh nghiệp hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Đây được xem là yếu tố chủ chốt để quyết định tới sự thành công của doanh nghiệp. Cùng wikiso.net thông tin chi tiết về vấn đề này!
ERP là gì?
ERP đây là tên viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp.
- Enterprise: Doanh nghiệp, sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình các hoạt động tốt nhất.
- Resource: Tài nguyên, những tài sản liên quan đến công ty có sẵn. Những giá trị được tạo ra hàng ngày…Nhân viên nhà quản lý cũng có thể coi là một dạng tài nguyên.
- Planning: Hoạch định. Nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty.
Hiểu đơn giản đây là hệ thống Erp một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, tổ chức co thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh, tổ chức. Bao gồm các khâu sau: lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán
Vai trò của ERP là gì trong điều hành công ty.
ERP được coi là một phần mềm “chống lưng” cho hệ thống văn phòng. Trong những năm trở lại đây thì ERP tập trung vào việc tự động hóa các bước trong hoạt động của công ty sản xuất.
Vai trò của ERP rất lớn có thể giúp doanh nghiệp ở các vấn đề sau:
Kiểm soát thông tin khách hàng:
Vì dữ liệu của ERP đều ở một nơi tập trung nên các nhân viên trong công ty đều có thể xem thông tin khách hàng. Ngay cả giám đốc cũng có thể xem hồ sơ khách hàng xem họ mua gì, số lượng, giá tiền, nhu cầu sử dụng của họ là như thế nào?
Đẩy nhanh quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa dịch vụ:
ERP có thể hoạt động theo cơ chế giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất từ việc chuẩn bị nguyên liệu đầu vào cho đến khi ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói,…Sự hữu ích đưa phần mềm vào trong quản lý vận hành công ty giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và đặc biệt là giảm được lượng nhân sự không cần thiết. Tất tần tật những gì của công ty đều tích hợp trên 1 giao diện chung rất tiện cho người quản lý, giám đốc theo dõi và kiểm soát.
Thẩm định chất lượng, quản lý dự án:
ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Kiểm soát thông tin tài chính:
ERP sẽ giúp tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn.
Kiểm soát lượng tồn kho
Quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi được lượng hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu. Qua đó giảm được nhu cầu vốn lưu động và tăng hiệu quả kinh doanh
Chuẩn hóa về hoạt động nhân sự
Trong hệ thống ERP thì việc quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ doanh nghiệp các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý đúng quy trình nhân sự và tính lương, giảm thiểu sự sai sót và gian lận trong việc tính lương.
Nhiều công ty, doanh nghiệp ở bộ phận hành chính nhân sự không có công thức chung cho việc tính toán quyền lợi của nhân viên nên, ERP cung cấp đủ các tính năng để đảm bảo thực hiện tốt việc đó.
Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa ra các quyết định dựa trên thông tin chính xác. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau . Với hệ thống ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.
Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng.
Giao tiếp thông minh, xã hội hóa kết nối trong công ty:
ERP giúp cho sự tương tác của các nhân viên trong một công ty một cách nhanh chóng và tiện ích nhất, thông qua các thao tác nhỏ các nhân viên của công ty có thể giao tiếp với một hay nhiều nhân viên nhanh chóng qua đó kịp thời cập nhật thông tin một cách nhanh chóng chính xác. Dễ dàng trao đổi thông tin giúp cho hoạt động kinh.
Quy trình kinh doanh được rõ ràng, minh bạch
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
Quá trình hội nhập nền kinh tế là quá trình tất yếu và không lâu nữa. Đứng trước thời điểm này, các doanh nghiệp đang nhanh chóng tìm cách nâng cao khả năng cạnh tranh ngay khi thị trường thương mại mở cửa và các công ty nước ngoài tràn vào. Một điều đơn giản có thể nhận thấy là nếu các doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh với các công ty nước ngoài thì cũng sẽ mất đi khả năng cạnh tranh ngay với các đối thủ trong nước.
Việc ứng dụng một hệ thống quản trị bằng phần mềm, theo kết quả thống kê từ những công ty đã triển khai ERP, có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống khoảng thời gian tối thiểu là 2 ngày; cải tiến các dịch vụ đáp ứng khách hàng từ 50% lên trên 90% gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí… Đó quả là những hứa hẹn hấp dẫn mà các doanh nghiệp mong muốn.
Để một hệ thống đạt chuẩn ERP cần: Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (modular): Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module PM tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v… Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, DN có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.
– Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.
– Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm… Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng… Đây là điều các DN rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.
– Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong DN. Với cách này DN có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.
Hệ ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.
Cấu trúc của hệ thống ERP
Hệ thống ERP tích hợp nhiều ứng dụng và hoạt động kinh doanh cho phép hệ thống phục vụ cho hầu hết các quy trình và bộ phận nếu không phải tất cả.
Kế toán và tài chính
- General Ledger
- Tài khoản phải trả
- Những tài khoản có thể nhận được
- Tạp chí chung
- Số dư dùng thử và Báo cáo tài chính
- Điều chỉnh ngân hàng
- Quản lý tiền mặt và dự báo
- Ngân sách
Sản xuất và cung ứng sản phẩm
- Mua, theo dõi và bán hàng, lô hàng tồn kho
- Theo dõi bởi số Lot và Serial
- Theo dõi kiểm tra chất lượng
- Chức năng quản lý kho
- Theo dõi giao hàng, điều phối giao hàng
- Theo dõi lao động, chi phí đầu tư và chi phí sản xuất khác
- Cung cấp tổng chi phí sản xuất
Bán hàng
- Tạo đơn đặt hàng
- Xử lý đơn đặt hàng
- Xử lý đơn đặt hàng
- Bán hàng trực tuyến
Quản lý dịch vụ
- Theo dõi và giám sát dịch vụ hậu mãi cho các sản phẩm trong lĩnh vực này
- Bảo hành
- Hợp đồng dịch vụ
- Product Lifetime Costing đã trở thành chức năng tiêu chuẩn trong các giải pháp ERP hiện tại.
ERP là gì? Có lẽ bạn đã có câu trả lời cho riêng mình. Nếu bạn đang xây dựng, công ty doanh nghiệp thì hệ thống erp cũng là gợi ý quan trọng, bạn có thể tham khảo biết đâu sẽ giúp cải thiện gợi ý các giải pháp còn thiếu sót trong công ty bạn.
